Dass eine gute interne Kommunikation auch positiv nach außen strahlt, ist eine Binsenweisheit. Dennoch nehmen es viele Unternehmen damit nicht besonders ernst. Oftmals werden Mitarbeiter sich selbst und die Kommunikation dem Flurfunk überlassen. Die Folge: Gerüchte und Spekulationen verbreiten sich und schaffen eine Kluft zwischen „denen da oben“ und der Belegschaft. Gerüchte breiten sich besonders schnell aus, wenn Angestellte sich schlecht informiert fühlen. Dagegen hilft nur Transparenz.
Viele Unternehmen haben die Bedeutung der Mitarbeiterkommunikation verstanden und agieren entsprechend. Darunter sind oft junge Start-Ups mit rasch wachsenden Mitarbeiterzahlen. Wenn sich neue und alte Mitarbeiter informiert und ernstgenommen fühlen, fördert das nicht nur die Motivation und die Identifikation jedes Mitarbeiters mit dem Unternehmen, sondern auch die Leistungsbereitschaft und das „Wir-Gefühl“. Und: dieses positive Bild strahlt nach außen und wirkt sich auf das Image aus.
Häufig fehlen Konzepte und eine Strategie
Fast jedes Unternehmen hat eine Presse-Abteilung, beschäftigt eine Agentur oder einen Pressesprecher. PR schafft ein Dauerrauschen in der Öffentlichkeit und den Medien. Image und Botschaften können aufgebaut und positioniert werden. Dafür werden mitunter große Budgets bereitgestellt und kreative Kampagnen veranstaltet.
Doch das ist nur eine Seite der Medaille. Die andere Seite wird oftmals sträflich vernachlässigt – die interne Kommunikation. Neben dem Willen zu Offenheit und Ehrlichkeit („Wissen ist Macht“) fehlt Geschäftsführungen vielfach das nötige Wissen, wie man sinnvolle interne Kommunikation einführt, positioniert und etabliert. Dabei ist wie so oft das richtige Maß entscheidend: Zu wenig Kommunikation fördert Gerüchte und Misstrauen. Zu viele Informationen überfordern und führen zu einem bewussten „Abschalten“ der Mitarbeiter. Häufig fehlen klare Konzepte und eine Strategie.
Von der Theorie zur Praxis
Die Theorie schafft die Grundlage für die Praxis. Aber ab welcher Größe ist eine Kommunikations-Strategie eigentlich sinnvoll? Erfahrungsgemäß ist bereits ab 15-20 Mitarbeitern ein klarer Rahmen für die interne Kommunikation notwendig. Bei kleinen Unternehmen mit weniger Mitarbeitern kann die Kommunikation noch auf persönlicher Ebene erfolgen.
Am Anfang steht die Bestandsaufnahme
Zu Beginn steht die Status-Analyse. Was funktioniert gut? Wo bestehen Mängel? Bereits jetzt sollten die Mitarbeiter eingebunden werden. Eine Mitarbeiterbefragung kann erste Schwachstellen aufdecken. Wichtig ist hierbei die Auswahl der richtigen Fragen als auch die sorgfältige Auswertung.
Hapert es bereits hier, fühlen sich die Mitarbeiter nicht ernstgenommen. Die Auswertung sollte zügig und ungeschönt vorgestellt werden. Immer wieder passiert es, dass Befragungen in Vergessenheit geraten oder die Ergebnisse in der Schublade bleiben, da sie nicht sehr schmeichelhaft sind.
Eine offene Kommunikationskultur erfordert Courage, Entschiedenheit und einen langen Atem. Eine Veränderung kann immer nur von unten und grundsätzlich beginnen und braucht Zeit. Schnelle Erfolge sind nicht zu erwarten, und man sollte auch keine Kultur-Revolution auszurufen. Die Mitarbeiter brauchen Sicherheit und Orientierung und müssen sich nach und nach an Veränderungen gewöhnen und „mitgenommen“ werden. Aber, es gilt auch: Neue Gewohnheiten zu etablieren ist einfacher, als alte abzulegen. Und: Bei großen Zielen hilft es, sie in kleine Schritte zu unterteilen.
Aufbau in vier Phasen
Der Aufbau einer positiven internen Kommunikation lässt sich in vier Phasen einteilen:
Status-Quo-Bestimmung
Die erste Phase ist die realistische Momentaufnahme. Wie ist der Status Quo? Wie ist die Stimmung, die Befindlichkeit? Hierbei sollten alle oder, je nach Größe, per Zufall ausgewählte Mitarbeiter eingebunden sein, um ein umfassendes Stimmungsbild zu erhalten. Die Befragung kann im Gruppengespräch, einem Workshop oder in schriftlicher, telefonischer oder elektronischer Befragung erfolgen.
Planung
In der Planungsphase werden die Ziele klar definiert. Empfehlenswert ist die Formulierung eines langfristigen und messbaren Hauptziels. Zum Beispiel: Jeder Mitarbeiter soll sich seiner Firmen-Zugehörigkeit sicher und bewusst sein. Darunter können kurzfristigere Themen der einzelnen Abteilungen, der Mitarbeiter und der Führungskräfte gestellt werden. Wichtig ist, die richtigen und relevanten Themen zu identifizieren sowie personelle Kapazitäten, die Instrumente und verschiedenen Rollen im Prozess zu bestimmen.
Umsetzung
Die Umsetzung bedeutet den Handlungsstart: Nun kommen die zuvor bestimmten Kommunikationswerkzeuge – persönlich, digital oder gedruckt – zum Einsatz. Persönliche Kommunikation können beispielsweise Veranstaltungen, Events oder gemeinsame Workshops sein. Die digitale Kommunikation läuft etwa über das Intranet, einen Mitarbeiter-Newsletter, E-Mails oder einen Video-Beitrag. Print-Medien können eine Broschüre, eine Mitarbeiterzeitung oder ein Aushang sein. Der Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt. Jedes Unternehmen bietet andere Möglichkeiten und Potenziale.
Erfolgsmessung
Der letzte Schritt die Erfolgskontrolle: Wie viel hat diese oder jene Maßnahme gebracht? Wo stehen wir jetzt? Was hat sich verändert? Hierbei sollten die Umsetzung, die Inhalte und die Planung kontrolliert werden. Die Ergebnisse sollten allen Mitarbeitern präsentiert werden. Eine Vision für die Zukunft steht ganz am Ende. Aber: einen Schlusspunkt gibt es bei diesem Prozess nicht. Er läuft kontinuierlich weiter...
Fazit:
Mit einer transparenten und zielgerichteten internen Kommunikation kann sich eine offene und werteorientierte Unternehmenskultur entwickeln. Mitarbeiter werden durch eine wertschätzende interne Kommunikation motiviert, bringen höhere Leistungen und werden nachhaltig an das Unternehmen gebunden.
Interne Kommunikation lebt von einem aktiven Austausch zwischen Mitarbeitern und dem Führungsteam, der die Basis für den Erfolg von Unternehmen bildet. Dadurch bauen Sie eine starke Bindung zu Ihren Mitarbeitern und Kollegen auf und erarbeiten sich mit einer positiven Unternehmenskultur einen Vorteil gegenüber Mitbewerbern, indem Sie Ihre Mitarbeiter langfristig an Ihr Unternehmen binden.
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